Viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu trong môi trường công sở và giao dịch quốc tế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn soạn email thành thạo, thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp:
Cấu Trúc Email Chuyên Nghiệp
Subject: Tóm tắt ngắn gọn nội dung email và mục đích chính.
Kính gửi: + Họ tên người nhận
Phần mở đầu:
- Dear [Tên người nhận],
- I hope this email finds you well.
- My name is [Tên bạn], and I am writing to…
Thân email:
- Cung cấp thông tin chi tiết về lý do gửi email và bất kỳ thông tin cần thiết nào cho người nhận.
- Nhấn mạnh lời kêu gọi hành động để làm rõ mục đích của email.
- Tóm tắt các điểm chính và cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email.
Phần kết:
- [Lời cảm ơn và lời ngỏ],
- [Tên đầy đủ] [Chức danh]
10 Mẫu Email Chuyên Nghiệp Phục Vụ Mọi Mục Đích
Ứng tuyển việc làm
Subject: Đơn xin việc [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]
Thân email:
- Thể hiện sự quan tâm đến vị trí công việc.
- Cung cấp thông tin về lý do bạn phù hợp với vai trò.
- Đính kèm CV nêu chi tiết kinh nghiệm và thành tích.
- Yêu cầu thông tin về quy trình ứng tuyển và các bước tiếp theo.
Chấp nhận đề nghị nhận việc
Subject: Chấp nhận đề nghị nhận việc [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]
Thân email:
- Bày tỏ lòng biết ơn đối với đề nghị nhận việc.
- Xác nhận sự chấp nhận vị trí công việc và mức lương.
- Hỏi về các phúc lợi và chính sách khác của công ty.
- Thể hiện sự háo hức được gia nhập đội ngũ.
Từ chối đề nghị nhận việc
Subject: Từ chối đề nghị nhận việc [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]
Thân email:
- Bày tỏ lòng biết ơn đối với đề nghị nhận việc.
- Giải thích lý do từ chối đề nghị một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
- Chúc công ty tìm được ứng viên phù hợp.
Giới thiệu sản phẩm
Subject: Giới thiệu sản phẩm mới của [Tên công ty]
Thân email:
- Giới thiệu sản phẩm và các tính năng, lợi ích của nó.
- Cung cấp thông tin về giá cả, tình trạng sẵn có và các tùy chọn mua hàng.
- Kêu gọi người nhận hành động bằng cách sắp xếp cuộc họp hoặc cung cấp thông tin thêm.
Xin lỗi khách hàng
Subject: Xin lỗi về sự bất tiện [Vấn đề gặp phải]
Thân email:
- Thể hiện sự chân thành xin lỗi về vấn đề gặp phải.
- Giải thích nguyên nhân gây ra vấn đề và các biện pháp đã được thực hiện để giải quyết nó.
- Đề xuất giải pháp đền bù hoặc bồi thường cho khách hàng.
- Cung cấp liên hệ để khách hàng có thể phản hồi hoặc hỏi thêm thông tin.
Thư thông báo nội bộ
Subject: Thông báo về [Sự kiện, chính sách hoặc thông tin quan trọng khác]
Thân email:
- Cung cấp chi tiết về sự kiện, chính sách hoặc thông tin được thông báo.
- Bao gồm ngày giờ, địa điểm (nếu có) và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác.
- Nếu cần, yêu cầu xác nhận hoặc phản hồi từ người nhận.
Hỏi thông tin
Subject: Yêu cầu thông tin về [Sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin khác]
Thân email:
- Giải thích lý do cần các thông tin.
- Cung cấp thông tin chi tiết về loại thông tin cần thiết.
- Yêu cầu gửi thông tin qua email, điện thoại hoặc các phương tiện khác.
Bày tỏ thắc mắc với cấp trên
Subject: Thắc mắc về [Vấn đề gặp phải]
Thân email:
- Nêu rõ vấn đề gặp phải và tác động của nó.
- Cung cấp ví dụ cụ thể để minh họa vấn đề.
- Đề xuất các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề.
- Yêu cầu phản hồi hoặc thảo luận thêm với cấp trên.
Nhắc sếp về việc quan trọng
Subject: Nhắc nhở về cuộc họp sắp diễn ra [Ngày, giờ]
Thân email:
- Nhắc nhở về ngày giờ của cuộc họp.
- Đề cập đến mục đích của cuộc họp.
- Yêu cầu xác nhận sự tham dự hoặc liên hệ nếu có bất kỳ thay đổi nào.
Xin nghỉ việc
Subject: Đơn xin nghỉ việc [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]
Thân email:
- Thông báo chính thức về quyết định nghỉ việc.
- Cung cấp ngày nghỉ việc cuối cùng.
- Bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội làm việc tại công ty.
- Đề xuất hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.
Kết Luận
Viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh đòi hỏi sự chú ý đến cấu trúc, ngữ điệu và mục đích rõ ràng. Bằng cách sử dụng các mẫu và mẹo được cung cấp ở trên, bạn có thể soạn các email chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ gây ấn tượng tốt với người nhận.
Tiếng Anh miễn phí
Bạn muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh của mình? Hãy truy cập englishfreelearn.com để được tiếp cận với các bài học, tài liệu và nguồn tài nguyên tiếng Anh miễn phí.